多功能影印機的需求很大，但其供應更大，故不同的品牌都設法完善它們的功能，希望變得格外出眾。而一些出色的多功能 影印機通常都具備以下的條件。第一，外殼採用堅固耐用的物料，務求把操作時發出的震動和聲音減到最低。有些希望推廣環保信息的品牌則會採用再生塑膠，為減慢全球暖化出一分力。第二，為了無縫融入任何的工作環境而配有自動化工作流程和多種裝訂設備。第三，採用細緻的碳粉以達致理想的解像度，呈現鮮豔顏色和文字線條。第四，亦是不少多功能影印機都具備的全方位資訊安全機制── 無論是設定文件分享存取權限和為所有掃描文件建立備份，還是加密通訊路徑和儲存在SSD內的資料，也要做得妥當才可有效避免未授權存取和資訊遺失等安全性威脅。
提到安全性的問題，你知道很多公司都會選購有關文件保安的IT 解決方案嗎？一個理想的IT 解決方案可以協助你處理繁重的職務如進行網站規劃和選購商業軟件配套等，而以文件保安為主的IT 解決方案則會從加密文件和監察紀錄入手，除了自動加密和清除硬碟數據以防止商業資料洩漏外，也會詳盡儲存所有列印、掃描、複印及傳真的文件資料以供日後查核及監察之用。
